Was tun bei einer DSGVO-Datenpanne?

Quelle: KI

1. Was fällt unter eine Datenpanne gemäß der DSGVO?

Artikel 4 der DSGVO beschreibt eine Datenpanne als eine „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“. Es handelt sich dabei um Situationen, in denen personenbezogene Daten unbeabsichtigt oder unrechtmäßig:

• Verändert werden (z.B. falsche Daten werden eingegeben oder bearbeitet),
• Gelöscht werden (z.B. durch versehentliches Löschen von Datensätzen),
• Offengelegt werden (z.B. durch eine unbefugte Weitergabe von Daten an Dritte),
• Unbefugt zugänglich gemacht werden (z.B. durch eine Sicherheitslücke in einem System, die es Unbefugten erlaubt, auf sensible Daten zuzugreifen), oder
• Sonst in einer Weise verarbeitet werden, die die Sicherheit der personenbezogenen Daten gefährdet (z.B. durch fehlerhafte Software, die die Daten ungesichert speichert).

Beispiele für Datenpannen:

1. Hackerangriffe und Cyberkriminalität: Angriffe auf IT-Systeme, bei denen Angreifer auf persönliche Daten zugreifen und diese stehlen, sind klassische Beispiele für Datenpannen. Ein solcher Vorfall kann weitreichende Folgen haben, da personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen, Kreditkarteninformationen oder Sozialversicherungsnummern entwendet werden können.
2. Verlust von Geräten: Ein Unternehmen, das einen Laptop oder ein mobiles Gerät verliert, auf dem unverschlüsselte personenbezogene Daten gespeichert sind, hat möglicherweise eine Datenpanne zu verzeichnen. Der Verlust könnte den unbefugten Zugriff auf sensible Daten durch Dritte ermöglichen.
3. Fehlerhafte Datenübertragung: Wenn beispielsweise sensible Daten in einer E-Mail an den falschen Empfänger gesendet werden, stellt dies eine Datenpanne dar, da die Daten unbefugt zugänglich gemacht werden.
4. Fehlerhafte Datenbearbeitung: Wenn ein Mitarbeiter versehentlich Kundendaten ändert oder löscht, kann dies ebenfalls eine Datenpanne darstellen, da die Integrität der Daten gefährdet ist.

2. Pflichten bei einer Datenpanne gemäß der DSGVO

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, bei einer Datenpanne umgehend zu handeln, um den Schaden zu begrenzen und die betroffenen Personen sowie die Aufsichtsbehörde zu informieren. Hier sind die wesentlichen Schritte:

2.1 Meldung an die Aufsichtsbehörde

Gemäß Artikel 33 der DSGVO müssen Unternehmen eine Datenpanne der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, wenn die Panne ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt. Ob dies der Fall ist, besprechen Sie am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Fristen und Anforderungen:

Frist: Die Meldung an die Aufsichtsbehörde muss innerhalb von 72 Stunden erfolgen. Wenn dies nicht möglich ist, kann die Meldung auch später erfolgen, jedoch müssen die fehlenden Informationen nachträglich bereitgestellt werden.

Inhalt der Meldung: Unternehmen müssen eine Reihe von Informationen zur Datenpanne bereitstellen:

• Beschreibung der Art der Panne und deren Auswirkungen (z. B. Art der betroffenen Daten, Umfang des Vorfalls).
• Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer anderen verantwortlichen Stelle im Unternehmen.
• Ergriffene Maßnahmen: Welche Sofortmaßnahmen hat das Unternehmen ergriffen, um den Vorfall zu stoppen oder zu mindern (z. B. Sperrung von Systemen, Datenverschlüsselung)?
• Folgen der Panne: Welche konkreten Risiken bestehen für die betroffenen Personen, etwa Datenmissbrauch oder Identitätsdiebstahl?

Unvollständige Meldung: Falls nicht alle Informationen innerhalb der 72 Stunden bereitgestellt werden können, darf die Meldung in Teilen erfolgen. Es ist jedoch wichtig, dass die Aufsichtsbehörde kontinuierlich über die Entwicklung der Situation informiert wird.

2.2 Benachrichtigung der betroffenen Personen

Wenn die Datenpanne ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zur Folge hat, sind die betroffenen Personen unverzüglich zu benachrichtigen (Artikel 34 der DSGVO). Eine solche Benachrichtigung ist insbesondere dann erforderlich, wenn betroffene Personen durch die Datenpanne einem Risiko wie Identitätsdiebstahl, Betrug oder Verlust von Privatsphäre ausgesetzt sind.

Fristen und Anforderungen:

Frist: Die Benachrichtigung muss ohne unangemessene Verzögerung erfolgen. Das Unternehmen sollte also nicht länger zögern, da eine schnelle Reaktion den betroffenen Personen hilft, sich gegen mögliche Schäden abzusichern (z. B. durch das Ändern von Passwörtern oder das Überwachen von Konten).

Inhalt der Benachrichtigung: Die Benachrichtigung muss klare und verständliche Informationen enthalten:

• Beschreibung der Panne: Eine einfache und nachvollziehbare Erklärung, was passiert ist.
• Betroffene Daten: Welche spezifischen Daten wurden gefährdet?
• Risiken und mögliche Folgen: Welche Auswirkungen hat die Panne für die betroffenen Personen? Zum Beispiel, ob sie durch die Panne einem erhöhten Risiko von Identitätsdiebstahl oder finanziellen Verlusten ausgesetzt sind.
• Maßnahmen zur Risikominderung: Welche Maßnahmen können die betroffenen Personen ergreifen, um sich zu schützen? Dazu könnte gehören, dass sie ihre Passwörter ändern oder ihre Bankkonten überwachen.
• Maßnahmen des Unternehmens: Was unternimmt das Unternehmen, um den Vorfall zu beheben und künftige Vorfälle zu verhindern?

2.3 Dokumentation der Panne

Auch wenn die Panne nicht gemeldet werden muss (z. B. wenn das Risiko für betroffene Personen gering ist), verlangt die DSGVO in Artikel 33 Abs. 5, dass jede Datenpanne dokumentiert wird. Diese Dokumentation muss aufbewahrt werden, um im Falle einer Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde nachweisen zu können, dass das Unternehmen die Anforderungen der DSGVO eingehalten hat.

3. Maßnahmen zur Behebung der Datenpanne

Nachdem eine Datenpanne erkannt wurde, muss das Unternehmen umgehend Maßnahmen zur Eindämmung und Behebung des Vorfalls ergreifen. Dazu gehören:

• Technische Maßnahmen: Wenn die Panne durch einen technischen Fehler verursacht wurde, sollte das Unternehmen sofort Software-Updates installieren, Sicherheitslücken schließen oder Zugriffskontrollen verschärfen. Falls Daten gestohlen oder verloren gegangen sind, sollte das Unternehmen in Erwägung ziehen, diese zu verschlüsseln oder die betroffenen Systeme zu isolieren.
• Verstärkung der Sicherheitsvorkehrungen: Maßnahmen zur Verhinderung zukünftiger Vorfälle können regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, die Implementierung von Multi-Faktor-Authentifizierung und die Schulung von Mitarbeitern zur Erkennung von Phishing-Angriffen umfassen.
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter: Wenn eine Datenpanne auf menschliches Versagen zurückzuführen ist, etwa durch einen Fehler des Mitarbeiters, sollten Schulungen zur sicheren Datenverarbeitung und zum Umgang mit personenbezogenen Daten durchgeführt werden.

4. Sanktionen und Folgen bei Verstößen

Die DSGVO sieht strenge Sanktionen vor, wenn ein Unternehmen die Anforderungen im Falle einer Datenpanne nicht einhält. Diese reichen von erheblichen Bußgeldern bis hin zu Schadenersatzforderungen von betroffenen Personen.

• Bußgelder: Die DSGVO legt Bußgelder in Höhe von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens oder 20 Millionen Euro fest, je nachdem, welcher Betrag höher ist, wenn es zu einem Verstoß kommt. Besonders hohe Strafen drohen bei schwerwiegenden Verstößen gegen Grundprinzipien wie die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten.
• Reputationsverlust: Datenpannen können auch zu einem signifikanten Verlust des Vertrauens der Kunden und zu einem Imageverlust führen, was langfristige negative Auswirkungen auf das Geschäft haben kann.

5. Präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Datenpannen

Um Datenpannen zu vermeiden und deren Folgen zu minimieren, sollten Unternehmen eine umfassende Datensicherheitsstrategie entwickeln, die folgende Aspekte umfasst:

• Verschlüsselung: Alle personenbezogenen Daten sollten verschlüsselt werden, sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung.
• Zugangskontrollen: Es sollten strenge Zugriffsrechte definiert werden, sodass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben.
• Regelmäßige Audits und Penetrationstests: Unternehmen sollten regelmäßig ihre IT-Systeme auf Sicherheitslücken überprüfen und Penetrationstests durchführen.
• Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten regelmäßig zu den Themen Datenschutz, Datensicherheit und die korrekte Handhabung personenbezogener Daten geschult werden.

Fazit zum Thema Datenpannen

Der Umgang mit einer Datenpanne gemäß der DSGVO ist ein entscheidender Faktor für die rechtliche und betriebliche Integrität eines Unternehmens. Eine proaktive Sicherheitsstrategie (TOM) und schnelle Reaktion im Falle eines Vorfalls sind notwendig, um sowohl rechtlichen Konsequenzen als auch reputationsschädigenden Auswirkungen vorzubeugen. Das richtige Vorgehen und die vollständige Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen sind von zentraler Bedeutung, um Vertrauen aufzubauen und zu bewahren.